新しく教育研修担当者になられた方へ（６）

～人材開発の業務【教育研修実施運営編：当日の会場設営】を理解する～

 

前回は、(1)事前準備段階での「③教育研修当日に向けての準備（会場手配、使用機材、テキスト資料など）」についてお伝えさせていただきました。

今回は、(2)教育研修の実施での「①当日の会場設営」についてお伝えします。

 

まず、①当日の会場設営ですが、教育研修会場が社内の場合は、教育研修当日の朝に準備が間に合わないといったことがないように、前日までに会場設営の準備を済ませておくことをお勧めします。

 

準備するものは、名札、名簿、座席表、企業によっては受講生へインスタントコーヒーなどを用意するところもあります。教育研修で使用するものについては、講師及び教育研修会社に事前に確認しておきます。事務局で用意するものとして、模造紙、マジック、コピー用紙、ポストイット、必要であればグループ別名簿、受講生に持参してもらうものとして、筆記用具、電卓などがあります。

 

設営準備として、机のレイアウト、ホワイトボード、マグネット、プロジェクタや音響・映像機器などの確認などがあります。マイクは会場の広さと講師の声の大きさにより必要かどうか違ってきますので、一定の広さの会場の場合、とりあえず用意をしておき、当日朝に講師に確認してみるといいでしょう。テキスト資料などを各受講生の机に配布します。資料については、教育研修会社から事前に連絡があると思いますが、教育研修時に講師から都度受講生に配布するものがありますので、事前に配布する資料しない資料を確認しておきます。

 

社外の会場などで、当日の朝に上記の準備をしなければならない場合は、教育研修開始時間の1時間前に会場入りし、準備をしておくことをお勧めします。会場利用開始時間と教育研修開始時間が同じの場合は、会場側と交渉し、30分ぐらい前には準備にとりかかりたいところです。以前は、公的機関などでは融通が利かないところが多かったのですが、近年は比較的サービスもよくなっているようですが、もし交渉の余地がない場合は、事前に教育研修開始時間を後ろにずらすことを検討した方がいいです。

 

また、社内の会場の場合でも余裕を持って1時間ほど前に会場に行くことをお勧めします。かつて、初めて内の会議室を使って集合教育研修をするというところがありました。担当者が当日の朝30分ほど前から準備を開始されたのですが、DVDが映らず、教育研修開始が15分ほど遅れてしまいました。その間、受講生は待たされ、雑談し、気が緩みがちになっていました。その後、問題なく教育研修を進めることができましたが、受講生にいい影響を与えることはありえませんので注意が必要です。